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信函收账技巧2013-02-15 21:51:11 来源:成都律师追债讨债网 浏览:17439次
收账信是一般企业都会采用的一种收款方式,因为收账信有费用低、较正式的优点。虽然世界上没有无懈可击的收账信,但是你可以设法使你的收账信更有效率。 看似简单的方法有时也是最有效的,只要你认真地研究其中的窍门。有个会说,寄信根本就没有作用,10000封信有5封有回执就不错了,大多数信被仍进了低篓。其实,这种类似信函的方法是对客户付款起潜在影响的,企业会以相对较低的成本,使绝大多数信用尚可的客户及时付款,从而,把追账精力集关销售人员者要考虑掌握写收账信的具体技巧和方法。 1,写收账信的原则 写收账信是一门艺术,如何不让你与客户的关系因收账信而恶化,又可以达到收账的目的,的确不太简单。如果你的收账信能合以下这些原则,便是一封有效的收账信,就可以达到催账的目的。 * 具体——地址要具体,收信人要具体到某某人以及某一具体职位 * 清楚——要求支付的货款金额写在信函的突出位置。 * 简明扼要——信的长度不能超过一页,内容应直截了当。如果问题经较 复杂,则可以通过附件的方式,比如附合同,对帐单等。 * 正确性——信中所写的款项数额必须正确。 * 容易阅读——语言要确切、简明、直接、没有套话的问讯,使用简短的 句子与段落。 * 措辞要谨慎——要有长远合作考虑,不能想说什么就写什么。特别注意 不要对对方进行人身攻击,要就事论事,要从有利于合作的角度谈问题。 * 坚定与权威——信中的措辞要坚决而有礼貌。 * 不要让步——你有权要求付款。 * 合理的——例如,必须向客户解释为何要将这件事交给律师处理。 * 指引的——要求客户在收信当天就必须寄还一些钱给你。 * 反馈的——要有具体人签字并写明职位,写明电话以主便客户回话。 * 避免时间段写法,要写具体日期,如2003年10月5日。 * 说明货款的来龙去脉或附一张清单。 * 不要透露以后还有几封信,并且只能有一封最后通知信,保证自已的言 行一致。 * 最后以非常婉转而客观的态度告诉客户,如果未履行付款协议会有什么 后果。
2,收账信样本。
首次提醒信
说明:1直截了当,以事实为根据提醒客户延迟支付的账单 2有人建议,“或者告诉我们不付款的原因”这句话可以不要。
第二次提醒信。
说明 * 这封信不要迟于第一封信15天发出,表明你对此事的关注,不会听之任 之的。 * 这封信签署人职务应高于第一封信,表明我们对此款项的关注。前一封 信可能是财务助理,这封信就是信用主管了。 * 这封信语气要强烈一些,仍彬彬有礼。这一点很重要,任何讽剌和威肋 都会损坏自己形象,而且可能对收账无益,因为如果人你做出威胁,就要实行(即 使你不愿意),否则将失去信誉。你失信誉,也就得不到付款。 * 语气要坚定,明确一个付款其期限,但不要详细叙述你将要要采取的措 施。不要提及法律行动,也不要对他的账户表示怀疑。
第三次提醒信
说明: * 语气强硬、公事公办,需要保持职业化形象,避免看上去更加恼怒或绝 望。礼貌而坚定的语气会增强效果。 * 此封信签署人职务应高于前一封信。前一封信可以能是信用主管,这封 信就是信用经理了。 * 此信函要提及对方不付款你将要采取的措施。
最后提醒信 说明: 签署人级别要高,并注明头衔。 信的开始提到客户对付款的消极反应。 措辞要严厉,但应表现得平静和老练 诉讼前的最后付款请求
说明: 为起到重要提醒作用,本信函可打印成红色。 语言应当是对事实的陈述,而非威胁。 记住:你可能要在法庭上出示此信的复印件。
3,信函的辅助技巧 * 传真 * 有时客、户可能忽视来信,但 对发来的传真却会做出及时反应。 * 电子邮件 * 随着信息技术的发展,电子提醒会是一种重要手段,并且因其快捷、普及和工作习惯而会被广泛应用。 * 面访 * 常用于大客户大额欠款的回收,虽然面访的费用较高,但效果较好,至少你能够搞清楚客户不付款的真正原因,以便采取进一步的行动。 * 现金折扣、结算回扣、惩罚性收费、停止供货和取消额度等常规措施配合追账信用使用,会收到一定的效果。 (作者:刘宏程)
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